Реферат по менеджмету / реферат по уп.doc
Московский институт электронной техники
(технический университет)
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Реферат по теме:
«Управление проектами в организациях»
Выполнил: Коринтели Н.З.
ИМЭ-41
Зеленоград 2004
Содержание:
Введение:
1.Как успешно управлять проектами в рамках компании.
2. Структура проекта
3.Стандарт управления проектами предприятия
4.Системы управления проектами
4.1. Потребность в системе управления проектами
4.2 Система управления проектами предприятия
4.3 Субъекты управления
4.4 Объекты управления.
5. Процессы управления проектами 6.Этапы внедрения системы управления проектами предприятия
7.Внедрение интегрированной системы управления проектами
7.1ИСУП или КИС?
7.2 Как мы выбирали ИСУП
7.3 Внедрение ИСУП
8. Управление рисками предприятия
8.1. Планирование управления рисками.
8.2. Идентификация рисков.
8.3. Качественная оценка рисков.
8.4. Количественная оценка рисков.
8.5 Планирование реагирования на риски.
8.6 Мониторинг и контроль
Вывод
Введение:
Проект — это мероприятие, направленное на достижение уникального результата в заданные сроки и в рамках указанного бюджета. Под это, довольно общее определение, попадает большинство работы, выполняющейся в компании. Например, выполнение работы по любому договору, в котором закреплен результат работы, сроки выполнения и бюджет — это проект. Выполнение работы в рамках поручения руководящего органа предприятия (генерального директора или совета директоров), где также закрепляется цель работы, сроки и бюджет (или ограничивается число сотрудников, которых можно привлечь к работе) — это тоже проект. Выполнение группой сотрудников поручения начальника своего отдела — это тоже проект. Таким образом, в любой компании выполняется множество разнообразных проектов. Но зачем они предпринимаются и почему предпринимаются именно они? Как правило, любая компания стремится к успеху, то есть переходу из нынешнего состояние в некое будущее желаемое состояние. И достижение этого состояния является стратегической целью компании на текущем этапе ее развития. Стратегические цели могут быть разными: «стать крупнейшим региональным дистрибьютором продукции компании Х» (у торговой компании), «стать оператором пластиковых карт» (у банка), «повысить долю заказов корпоративных клиентов до 50% от общего объема» (компания, организующая банкеты и торжества) и т.д. Для достижения стратегических целей предприятия выбирается определенная стратегия и в рамках выбранной стратегии и предпринимаются те или иные проекты.
Например, у компании, которая хочет стать крупнейшим региональным дистрибьютором продукции компании Х, может быть несколько вариантов стратегий для достижения своей цели: развить собственную региональную сеть, купить существующую конкурирующую сеть или заключить с компанией Х эксклюзивное дистрибьюторское соглашение.
Если выбрана стратегия развития собственной сети, предпринимается программа открытия региональных представительств, проект проведения региональной рекламной компании и т.д. Если выбрана стратегия покупки существующей региональной сети, то предпринимается проект поиска подходящего объекта для покупки, проект покупки, проект внутренней реструктуризации, проект рекламной компании для оповещения о слиянии и т.д.Выполняя проекты, компания действует в рамках выбранной стратегии и достигает стратегических целей, то есть развивается. Чем быстрее компания будет выполнять свои проекты, тем быстрее она будет развиваться. Чем меньше будут затраты на выполнение проектов, тем меньше будут затраты компании на развитие.
Таким образом, чем успешнее осуществляется управление проектами, тем быстрее и с меньшими затратами компания достигает своих целей. Соответственно, успешное управление проектами является важным фактором, обеспечивающим успех компании в конкурентной борьбе.
1. Как успешно управлять проектами в рамках компании.
Как следует из определения, все проекты предпринимаются для получения определенного результата, или продукта проекта (где под продуктом понимается продукт, услуга или иной результат деятельности). И в управлении проектами принято отделять рамки проекта (project scope) от рамок продукта (product scope). Под рамками продукта понимаются характеристики продукта проекта, а под рамками проекта — тот объем работ, который необходимо выполнить для получения продукта. Что такое проект и управление проектами
Проект - совокупность действий, направленных на достижение намеченной цели в условиях временных и ресурсных ограничений.
Управление проектами — методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству.
2. Структура проекта
Как было отмечено ранее, проекты ориентированы на достижение конкретных целей в рамках жестко ограниченных ресурсов и ограничения по времени. Для достижения поставленных перед проектом цели она разбивается на несколько составляющих элементов (целей следующего уровня). Ресурсы, выделенные для реализации проекта в целом, так же распределяются между целями 2-го уровня. Для каждой из этих целей назначаются сроки получения конечных результатов (которые определяют временные ограничения для составляющих проект задач) и назначаются члены команды проекта, ответственные за данное направление.
После того, как проект в целом детализирован до целей второго уровня и определены ресурсы, временные и другие ограничения для достижения этих целей, описанный цикл декомпозиции повторяется по отношению к целям второго уровня и т.д. до тех пор, пока не будет получен план действий, детализированных до целей и задач наименьшего уровня.
Полученная таким образом иерархическая структура задач представляет собой «дерево целей» данного проекта.
|
В процессе формирования команды проекта формируется структурная схема организации проекта, определяющая состав команды, задачи и полномочия каждого из ее членов.
На основе структурной модели проекта и структурной схемы организации проекта строится «матрица распределения ответственности».
На основании структуры проекта и данных о стоимости отдельных элементов проекта строится «дерево стоимости» проекта.
Структурная схема материально-технического обеспечения проекта называется деревом ресурсов проекта.
Совокупность вероятностей наступления негативных событий при реализации проекта описывается деревом рисков проекта (рисунок 4)
Рисунок 4. Структура проекта.
3.Стандарт управления проектами предприятия
Переход на современные средства управления проектами на предприятии не может быть осуществлен без создания или модернизации имеющегося стандарта управления проектами.
Стандарт управления проектами предприятия — совокупность документов, объясняющих или предписывающих, как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами.
В нашем случае, на предприятии существовал отдел (группа сетевого управления), который осуществлял непрерывное дискретное планирование на основании разрабатываемых в подразделениях сетевых моделей. Все сетевые план-графики рисовались на миллимитровках и передавались в группу сетевого управления (ГСУ), после чего операторы ГСУ вносили данные из них в ЭВМ. Нормативная база, регламентирующая работу ГСУ, была разработана в 70-е года прошлого века, и ее описание покрылось огромным слоем пыли. Создавалось впечатление, что это читали только тогда, когда писали. Проработав ее, был сделан вывод, что она не может быть модернизирована. Поэтому, пришлось создавать всю нормативную и регламентирующую документацию с нуля. И мы начали с корпоративного стандарта управления проектами предприятия. Его состав описан ниже в главе «Этапы внедрения системы управления проектами предприятия».
4.Системы управления проектами
Системы управления проектами — это системы, позволяющие обеспечить информационную поддержку жизненного цикла проектов, эффективное планирование и управление ходом работ, соответствие заранее определенным стандартам и требованиям.
Существуют десятки систем управления проектами. Наиболее распространенными являются Microsoft Project, Primavera Project Planner, Spider Project, Open Plan.
4.1. Потребность в системе управления проектами
Современная организация способна существовать и успешно конкурировать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации под изменяющиеся условия ведения бизнеса. А это означает, что руководство компании, планируя и достигая определенные цели, постоянно сталкивается с соответствующими управленческими проблемами - как спланировать работы во времени и успеть к определенному сроку, какие потребуются ресурсы, сколько ресурсов и когда именно, сколько это будет стоить, когда мы должны платить и когда нам. И это только несколько из огромного моря каждодневных вопросов. Все эти вопросы связаны с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов.
Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два вида деятельности, которые существуют параллельно: текущие, повторяющиеся без изменения операции и проекты, направленные на достижение определенных целей в рамках временных и бюджетных ограничений. В современной организации трудно найти сотрудников, исполняющих фиксированный объем работ. Текущая рабочая загрузка большинства сотрудников меняется в зависимости от проектов, в которых они участвуют. Любую деятельность нужно планировать и контролировать.
На рисунке 1. показана обобщенная схема позиционирования проекта по отношению к структуре организации. В представленном на рисунке варианте проекты осуществляются организацией параллельно с основным процессом производства. Отметим, что существуют области деятельности, где реализация проектов является основным видом организации работ (например, строительная индустрия, уникальное, штучное производство, разработка информационных систем). Крупные проекты могут планироваться и осуществляться в рамках нескольких организаций.
Рис.1. Обобщенная схема позиционирования проекта по отношению к структуре организации.
Точное формулирование целей и эффективное их достижение являются залогом успешного развития любой компании. Преуспевающая компания сегодня - это компания, успешно реализующая проекты.
Проект - способ, организационная форма достижения целей.
Проекты инициируются внутри компаний, но могут предполагать участие нескольких заинтересованных организаций. Для выполнения работ проекта привлекаются исполнители, оборудование и материальные ресурсы.
Проекты, как правило, реализуется в рамках временных и бюджетных ограничений.
Проект предполагает наличие плана достижения поставленных целей (комплекса работ).
Проект предполагает наличие системы полномочий и ответственности за достижение целей во главе с менеджером проекта.
Наиболее часто называемые причины неудач реализации проектов:
недостаток ресурсов
нереальные сроки
ошибки формулирования целей
несплоченность команды проекта
недостаточно детальное планирование
неэффективное взаимодействие внутри проекта
изменение целей в ходе проекта
конфликты между целями проекта и интересами подразделений организации
Система управления, ориентированная на управление неизменными технологическими процессами, не обеспечивает менеджера необходимой информацией, когда требуется планирование и управление проектами.
Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет существенно повысить эффективность реализации проектов.
В основе методов планирования и управления проектами лежит предположение, что всю деятельность можно разбить на небольшие, поддающиеся контролю задачи. И тогда всю формальную информацию, используемую менеджером, можно свести к информации о задачах, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей, и ресурсах, которые потребуются для выполнения этих задач. Система управления проектами (УП) содержит набор функциональных средств, которые помогают менеджеру спланировать работы, получив временные, ресурсные и стоимостные оценки для комплекса работ, а затем, в процессе выполнения, отслеживать ход работ и корректировать план. Рассматриваемые как группа связанных методов, они являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют оценки требуемых объемов работ, и позволяют менеджеру регулировать выполнение работ по времени, стоимости, составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.
Система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом, в основе котрого лежит программное обеспечение календарного планирования.
Тщательно составленная информационная модель предоставляет руководству и членам команды возможность принимать приемлемые и обоснованные решения на протяжении всего проектного цикла. Соответствующая организация управления может обеспечить построение процедур анализа качества выполнения работ, которая фокусирует внимание руководства на достижении поставленных целей.
Информационная модель проекта, разработанная на начальной стадии планирования, подвергается в дальнейшем переработке в процессе его реализации. Таким образом, базовые методики календарного планирования используются на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Основные преимущества использования информационной системы для управления проектами включают:
централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
возможности быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме;
возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту.
4.2 Система управления проектами предприятия
Для создания системы управления проектами предприятия (СУПП), мы провели анализ функциональных возможностей всех перечисленных выше систем управления проектами, построили модели бизнес-процессов проектной деятельности предприятия и на основании этого, составили техническое задание на разработку модуля «Управление проектами» (УП) ИСУП.
Разработанный в соответствии с техническим заданием модуль УП является основой СУПП. Сама же СУПП сформировалась только после настройки параметров интеграции модуля УП со всеми другими модулями ИСУП.
СУПП позволяет осуществлять календарное планирование и управление любыми проектами предприятия, а также формировать и получать требуемую отчетность по ним.
Внедрение СУПП обеспечивает принятие обоснованных и проверенных решений, позволяет исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.
СУПП состоит из трех основных блоков — субъекты управления, объекты управления, процессы управления.
4.3 Субъекты управления
В качестве субъектов управления нами рассматриваются все активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений (управленческий и технический персонал предприятия, выделенный для выполнения проекта).
4.4 Объекты управления.
Объектами управления являются:
- Папка проектов — совокупность проектов предприятия, организованная в иерархическую структуру.
- Темпапка — совокупность проектов предприятия, организованная в иерархическую структуру по тематическому признаку.
- Проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями по бюджету, ресурсам в течении заданного времени.
- Стадии жизненного цикла проекта (этапы) — логически взаимосвязанные работы проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.
5. Процессы управления проектами
Управление проектами — интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта — часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.
Проект состоит из процессов. Процесс — это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:
- процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
- процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
- процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
- процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
- процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
- процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
- процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
- процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
Рис. 1. Наложение групп процессов в фазе |
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта, как показано на рис. 1.
Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами — результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Эти взаимосвязи проиллюстрированы на рис. 2.